简介中国公证的实务要求

2024年7月10日

无论在个人事务或商业事务方面，中国公证服务在各个生活层面与不少人或事务也是息息相关，例如：

在个人方面

香港居民与内地居民在中国内地登记结婚

有关的香港居民需要先因应其婚姻状况(如：未婚／离婚／丧偶)在香港预备及申领所需的文件，并经中国委托公证人办理《申请结婚声明书》及由「中国法律服务(香港)有限公司」转递一份副本予内地的婚姻登记机关后，当事人才能前往中国当地办理所需的手续。

香港居民拟在中国内地购置／出售房产

若有关的香港居民未能就上述事宜亲自前往内地办理所需的手续，并拟授权他人代为办理，在此情况下，该香港居民需要就此办理授权委托书，上述文件均需要经由中国委托公证人予以公证，才可在中国内地使用。

内地的用证单位一般会要求当事人就题述事宜提供其婚姻状况的证明文件(因当事人婚姻状况可能影响产权的分配)，一般较为常见的是需要对当事人的结婚证书予以公证。但对于在海外注册结婚的人士需要注意，其结婚证书的公证/认证需要在他们的婚姻缔结所在地的中国驻当地领事馆办理，香港中国委托公证人无法对由海外地方所出具的文件之真实性予以证明。

香港居民在中国内地的诉讼事宜

香港居民因一些事务在中国内地与他人产生纠纷，因而需要授权内地律师作为其代理人，处理相关的诉讼事宜，有关的香港居民就需要为此办理《委托书》，而该《委托书》需要经由中国委托公证人予以公证，内地的用证单位才会接受。

继承香港居民在中国内地的遗产

香港居民去世后，在中国内地留下遗产时(如：内地的房产、内地银行的结余存款等)，有关的继承人需要因应其意愿办理《继承/放弃继承遗产声明书》，并经由中国委托公证人予以公证，才可在中国内地使用。

在实际业务中，敝行为客户办理继承类别的公证文件时，发现有些客户在搜集所需的关系证明文件时遇上不少困难，例如：客户遗失了亲属关系证明文件(出生证、婚姻关系证明等)，但由于时代久远，几经转折后(可能超过一年)，才可补领所需的亲属关系证明文件，然后才可办理有关的公证文件。

【注意：若当事人未能提供所需的关系证明文件，可能会导致未能办理有关的《继承/放弃继承遗产声明书》】

持有香港身份证的原中国内地居民需要证明其身份

现持有香港身份证的原中国内地居民，需要证明他/她以往曾持有中国居民身份证的情况(即：其(原)中国居民及(现)香港居民的身份均为同一人)，以更新其在中国内地的个人登记资料，如：过往曾以原中国居民身份证购置物业，需要更新他/她现已持有香港身份证，并登记香港身份证的号码。

在商业事务方面

香港公司拟申请新的或续领《香港服务提供商证明书》(CEPA)

有关的香港公司需要根据相关的指引，由指定专业人士(包括中国委托公证人)办理指定的公证文件，然后将该等公证文件连同其他所需的文件一并递交予香港工业贸易署审核。

对于拟申请新的《香港服务提供商证明书》(CEPA)之香港公司，需要递交予香港工业贸易署并先经指定专业人士(包括中国委托公证人)认证的文件较为繁多，如：3 – 5年的财务报表、利得税报税表、评税及缴纳税款通知书、雇员薪酬及退休金报税表、(如适用)个别服务行业的额外指定文件等等。客户一般需要花一段时间，才可收集全部的所需文件及资料，然后才可以开展办理相关公证文件的程序。

香港公司拟(1)在中国内地开设分公司或代表处、(2)收购或出让内地公司股权、(3)在中国内地提出起诉、(4)作为内地公司的股东变更其授权代表等

这情况下一般需要证明该香港公司作出相关的决定，并同意授权某某为该事宜的代表，全权代表该公司处理相关的事宜等，亦需要经由中国委托公证人就此办理相关的公证文件(如：对相关的董事决议予以公证)。

就提供董事决议事宜，不少客户查询过该决议以电子方式/打印几份董事决议，以供多位身处世界不同地方的董事签署等签署方式的可行性；由于上述方案需要视乎个别公司的章程细则而定，敝行会在查阅有关的公司章程后，向客户提供意见，不能一概而论。

此外，根据办证规定，若需要对香港公司的董事决议予以公证，一般会要求该香港公司的最少一位在任董事或公司秘书于香港在中国委托公证人的见证下签署一份决议确认书，以确认有关的董事决议之真实性等相关事宜，这项安排对于全体公司董事并非居于香港或公司秘书并非自然人(即：公司秘书是法人团体)的公司有一定困难，但有关的香港公司仍需要遵循上述安排，以符合办证规定。

【注意：根据「中国委托公证人协会有限公司」所制定的「一事一证」之规定，不同事务的公证文件需要分开独立出具】