在香港，监管制度规定每间上市公司的董事会（「董事会」）必须至少有三名独立非执行董事（「独立非执行董事」），而该等董事合计应至少代表董事会的三分之一。
2023年11月17日，香港联合交易所有限公司（「联交所」）刊发了一份新的有关独立非执行董事的指引，名为《独立非执行董事： 角色和职责简介》（「《独立非执行董事指引》」）。它概述了独立非执行董事应具备的几项基本素质和责任，则独立非执行董事应：
- 采取积极主动及提出问题
- 提供独立判断和专业知识
- 分析及处理风险
- 评估内部监控和考虑《上市规则》的涵义
- 就任何危险信号作跟进
- 索取足够的信息
- 为公司投入足够的时间及关注
- 定期接受相关培训
- 在委任期间保留被传阅和制作的重要记录
独立非执行董事在不同情况下的指引
独立非执行董事的角色是多方面的，涉及广泛的责任。虽然《独立非执行董事指引》并非详尽无遗，但它强调了独立非执行董事在大多数情况下应采取的一些基本行动。
A. 审查和批准业务决策和交易
公司在业务运营过程中有各种决策和交易需要经过董事会考虑和批准。 独立非执行董事应首先确保有足够的数据作出明智的决定， 并应提出例如以下的问题：
- “这是否符合公司的利益吗？”
- “是否已进行了充足的尽职审查？”
- “《上市规则》的涵义是什么及如何遵守相关要求？”
- “是否有妥善遵守内部程序？”
- “已分析及处理相关风险？”
- “已咨询专业人士的意见？”
B. 内部监控
独立非执行董事的核心职责是监督公司内部监控和风险管理系统的建立、实施和有效性。这涉及在设计、实施、审查公司内部程序和监控公司内部程序的有效性方面发挥积极作用。独立非执行董事如发现内部监控欠妥之处，应采取积极措施，确保该欠妥之处得到妥善处理和纠正。
C. 财务报告
在财务汇报方面，独立非执行董事应留意可能出现的危险信号，积极主动地提出查询，并提防不寻常的交易模式、重大开支或资金外流。独立非执行董事亦应采取积极主动的措施以获取公司的财务报表，并确保它们反映真实和公平地反映公司状况。
D.事故管理
在发现任何危险信号、违规及/或其他问题后，独立非执行董事应立即检讨并与董事会讨论，并采取适当行动调查及处理有关问题、纠正或补救违规行为、重新评估任何内部监控措施，并采取措施防止日后发生违规行为。 独立非执行董事应以独立判断力进行事故评估，并当联交所向公司作出查询时，独立非执行董事应采取措施跟进，确保公司准确及时回应查询。
近期的执法行动
作为董事会成员，独立非执行董事必须遵守相关规则，包括履行受托人责任以及技能、谨慎和勤勉义务，其标准至少应符合香港法律所订的标准。联交所近期对独立非执行董事采取的一些执法行动包括：
- 2023年5月，联交所公开谴责金奥国际股份有限公司（前称九号运通有限公司）的两名独立非执行董事及一名前独立非执行董事，理由是该等董事未能采取足够措施解决由公司内部监控部门发现的内部监控缺陷，以及在相关公告发布前未有审阅相关公告， 导致违反《上市规则》中有关须予公布的交易、关连交易及披露数据的规定。上述人士被要求参加26小时的监管和法律主题培训，包括遵守《上市规则》。
- 2023年6月，联交所公开谴责中国清洁能源科技集团有限公司的两名前独立非执行董事并对该等董事施加董事不适宜性声明*，原因是该等董事在收到要求董事会召开特别股东大会的书面要求后，没有采取积极行动跟进此事。调查发现，该等独立非执行董事未能对该公司的行政管理层进行监察及约束。调查亦发现，该等独立非执行董事以不正当方式抗拒股东罢免其职务的投票，将自身利益置于公司利益之上。
- 2023年10月， 联交所公开批评中国长远控股有限公司的两名独立非执行董事及两名前独立非执行董事，原因是在联交所发出书面警告后，该等董事未有采取积极补救行动改善公司内部监控的不足之处。联交所亦发现该等董事未能履行其检讨及监察该公司董事及高级管理层的培训及持续专业发展的职责。前述人士被指令每人参加18至24小时就监管及法律议题（包括《上市规则》合规事宜）的培训。
结论
虽然独立非执行董事不应参与公司的日常运作，但他们仍应采取积极措施，并投入足够时间监督公司的风险管理和内部监控。《独立非执行董事指引》是一份宝贵的资源，强调独立非执行董事的重要性，并为香港上市公司提高企业管治水平提供指导。
如果您需要与上述相关的任何帮助或建议，我们很乐意为您提供咨询。
*董事不适合性声明是指联交所认为该人士不适合担任该公司或其任何附属公司的董事或高级管理层职务的声明。
