無論在個人事務或商業事務方面,中國公證服務在各個生活層面與不少人或事務也是息息相關,例如:
在個人方面
1. 香港居民與內地居民在中國內地登記結婚
有關的香港居民需要先因應其婚姻狀況(如:未婚/離婚/喪偶)在香港預備及申領所需的文件,並經中國委托公証人辦理《申請結婚聲明書》及由「中國法律服務(香港)有限公司」轉遞一份副本予內地的婚姻登記機關後,當事人才能前往中國當地辦理所需的手續。
2. 香港居民擬在中國內地購置/出售房產
若有關的香港居民未能就上述事宜親自前往內地辦理所需的手續,並擬授權他人代為辦理,在此情況下,該香港居民需要就此辦理授權委托書,上述文件均需要經由中國委托公証人予以公證,才可在中國內地使用。
內地的用證單位一般會要求當事人就題述事宜提供其婚姻狀況的證明文件(因當事人婚姻狀況可能影響产權的分配),一般較為常見的是需要對當事人的結婚證書予以公證。但對於在海外註冊結婚的人士需要注意,其結婚證書的公證/認證需要在他們的婚姻締結所在地的中國駐當地領事館辦理,香港中國委托公証人無法對由海外地方所出具的文件之真實性予以證明。
3. 香港居民在中國內地的訴訟事宜
香港居民因一些事務在中國內地與他人产生糾紛,因而需要授權內地律師作為其代理人,處理相關的訴訟事宜,有關的香港居民就需要為此辦理《委托書》,而該《委托書》需要經由中國委托公証人予以公證,內地的用證單位才會接受。
4. 繼承香港居民在中國內地的遺產
香港居民去世後,在中國內地留下遺產時(如:內地的房產、內地銀行的結餘存款等),有關的繼承人需要因應其意願辦理《繼承/放棄繼承遺產聲明書》,並經由中國委托公証人予以公證,才可在中國內地使用。
在實際業務中,敝行為客戶辦理繼承類別的公證文件時,發現有些客戶在蒐集所需的關係證明文件時遇上不少困難,例如:客戶遺失了親屬關係證明文件(出生證、婚姻關係證明等),但由於時代久遠,幾經轉折後(可能超過一年),才可補領所需的親屬關係證明文件,然後才可辦理有關的公證文件。
【注意:若當事人未能提供所需的關係證明文件,可能會導致未能辦理有關的《繼承/放棄繼承遺產聲明書》】
5. 持有香港身份證的原中國內地居民需要證明其身份
現持有香港身份證的原中國內地居民,需要證明他/她以往曾持有中國居民身份證的情況(即:其(原)中國居民及(現)香港居民的身份均為同一人),以更新其在中國內地的個人登記資料,如:過往曾以原中國居民身份證購置物業,需要更新他/她現已持有香港身份證,並登記香港身份證的號碼。
在商業事務方面
6. 香港公司擬申請新的或續領《香港服務提供者證明書》(CEPA)
有關的香港公司需要根據相關的指引,由指定專業人士(包括中國委托公証人)辦理指定的公證文件,然後將該等公證文件連同其他所需的文件一併遞交予香港工業貿易署審核。
對於擬申請新的《香港服務提供者證明書》(CEPA)之香港公司,需要遞交予香港工業貿易署並先經指定專業人士(包括中國委托公証人)認證的文件較為繁多,如:3 – 5年的財務報表、利得稅報稅表、評稅及繳納稅款通知書、僱員薪酬及退休金報稅表、(如適用)個別服務行業的額外指定文件等等。客戶一般需要花一段時間,才可收集全部的所需文件及資料,然後才可以開展辦理相關公證文件的程序。
7. 香港公司擬(1)在中國內地開設分公司或代表處、(2)收購或出讓內地公司股權、(3)在中國內地提出起訴、(4)作為內地公司的股東變更其授權代表等
這情況下一般需要證明該香港公司作出相關的決定,並同意授權某某為該事宜的代表,全權代表該公司處理相關的事宜等,亦需要經由中國委托公証人就此辦理相關的公證文件(如:對相關的董事決議予以公證)。
就提供董事決議事宜,不少客戶查詢過該決議以電子方式/列印幾份董事決議,以供多位身處世界不同地方的董事簽署等簽署方式的可行性;由於上述方案需要視乎個別公司的章程細則而定,敝行會在查閱有關的公司章程後,向客戶提供意見,不能一概而論。
此外,根據辦證規定,若需要對香港公司的董事決議予以公證,一般會要求該香港公司的最少一位在任董事或公司秘書於香港在中國委托公証人的見證下簽署一份決議確認書,以確認有關的董事決議之真實性等相關事宜,這項安排對於全體公司董事並非居於香港或公司秘書並非自然人(即:公司秘書是法人團體)的公司有一定困難,但有關的香港公司仍需要遵循上述安排,以符合辦證規定。
【注意:根據「中國委托公証人協會有限公司」所製定的「一事一證」之規定,不同事務的公證文件需要分開獨立出具】
8. 香港公司已在內地所設立的公司或代表處辦理工商年檢
中國內地的用證單位一般要求提交該香港公司的主體資格、存續證明等等,而實際所需出具的公證文件,視乎中國內地用證單位的要求而定。
由於中國內地不同的用證單位對所需提交的公證文件之要求可能會有不同,不能一概而論。假若被中國內地的用證單位要求提交經中國委托公証人公證的文件時,需要先向該內地的用證單位了解其要求,然後將其要求告知敝行,敝行才可按實際情況,提供進一步的意見。
為免生疑問,所有由中國委托公証人所出具的公證文件必須遞交予「中國法律服務(香港)有限公司」審核(若文件獲接納,會獲蓋轉遞專用章)。而一些特定類別的公證文件,其一份副本必須經由「中國法律服務(香港)有限公司」直接轉遞予內地的用證機關。
由於本行是香港律師行,不能夠提供內地法律意見。在辦理公證文件時,不時需要取得全面的內地法律意見。如有需要,客戶亦應直接向內地律師尋求獨立的法律意見。